STUDI TIRU KE DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH KOTA TASIKMALAYA SEBAGAI UPAYA PENINGKATAN WAWASAN DAN PENGETAHUAN BAGI PETUGAS PENGELOLA ARSIP
Salah satu upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia dalam pengelolaan arsip bisa dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan, pembelajaran mandiri dan studi tiru ke lembaga kearsipan daerah lain yang memiliki kelebihan dan keunggulan dalam pengelolaan arsipnya. Studi Tiru dalam kegiatan ini merupakan upaya dalam menambah wawasan dan pengetahuan dibidang kearsipan.
Oleh karena itu, pada tanggal 4 – 6 Oktober 2021, Bidang Pengelolaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mojokerto melaksanakan Kegiatan Studi Tiru ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya, Jawa Barat. Rombongan diterima dan disambut dengan baik oleh Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya (Ibu Noneng Rosmayati) bersama Kepala Seksi Arsip Statis (Ibu Ai Suharyati), Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan (Ibu Ina Tresnawati), Kepala Seksi Arsip Dinamis (Bapak Teguh Purnama), Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca (Bapak Hasriadi), Pranata Reproduksi Arsip ( Bapak Raden Wahyu Dewanto) dan 2 (dua) orang Arsiparis (Bapak Nur Rahmat Hanani dan Ibu Lia Yuliaty).
Kegiatan pada hari pertama yaitu hari Selasa, 5 Oktober 2021 adalah kegiatan sharing mengenai program dan kegiatan yang dimiliki oleh Dinas Perpsutakaan dan Kearsipan Daerah Tasikmalaya yang dipaparkan oleh salah satu Arsiparis Mahir Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya, yaitu Bapak Nur Rahmat Hanani terkait program dan kegiatan Bidang Kearsipan yang telah dilaksanakan, yakni :
1. Program Pengelolaan Arsip dengan Kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis Daerah Kabupaten/Kota. Pada kegiatan ini terdiri dari tiga sub kegiatan yaitu sub kegiatan penciptaan dan peggunaan arsip dinamis, sub kegiatan pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis dan sub kegiatan pengawasan arsip dinamis kewenangan Kabupaten/Kota.
2. Program Pengelolaan Arsip dengan kegiatan Pengelolaan Arsip Statis Daerah Kabupaten/Kota. Pada kegiatan terdapat sub kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi dan akses arsip statis. Program Pengelolaan Arsip dengan kegiatan Pengelolaan Simpul Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Tingkat Kabupaten/Kota. Pada kegiatan ini terdiri dari sub kegiatan penyediaan informasi, akses dan layanan kearsipan tingkat daerah kabupaten/kota melalui JIKN, dan sub kegiatan pemberdayaan kapasitas Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.
Selain program kegiatan yang dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya, dijelaskan juga terkait proses penyusunan SKKAD (Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya sudah sampai pada pembuatan pedoman yang nantinya akan digunakan oleh OPD dalam penyusunan SKKAD. Dalam pertemuan tersebut, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya juga menjelaskan inovasi yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya yaitu : KALISTA dan ANDIMAS.
KALISTA merupakan kepanjangan dari Kampung Literasi, Sadar dan Tertib Arsip yang merupakan salah satu inovasi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya untuk menumbuhkan minat baca dan tertib arsip pada masyarakat setempat. KALISTA berdiri sejak 15 Juni 2020, dan sudah terbentuk 7 pojok baca yang menyediakan koleksi buku yang disebar di setiap RT. Melalui pojok baca yang tersebar tersebut, diharapkan dapat menambah minat baca dan pengetahuan pada anak-anak. Selain itu, KALISTA juga mengajak masyarakat untuk senantiasa sadar, dan tertib arsip mulai dari arsip sendiri atau arsip pribadi dan arsip keluarga melalui kegiatan alih media arsip yang nantinya diunggah di aplikasi ANDIMAS yang telah dibuat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya untuk masyarakat.
Sedangkan ANDIMAS adalah kepanjangan dari Arsip Nasional Digital Masyarakat merupakan aplikasi yang dirancang atau dibuat oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya untuk memudahkan masyarakat dalam menyimpan arsip pribadi maupun keluarga seperti Akta Kelahiran, Ijazah, KK (Kartu Keluarga) dan lain-lain. ANDIMAS menyimpan arsip dalam bentuk hasil scan yang kemudian diunggah pada masing-masing akun perorangan. Masyarakat dapat mengakses arsip mereka di aplikasi ANDIMAS melalui username dan password.
Pada hari berikutnya (tanggal 6 Oktober 2021) kegiatan dilanjutkan dengan berkunjung di KALISTA (Kampung Literasi, Sadar dan Tertib Arsip) yang berlokasi di Perumahan Kota Baru Kencana Kecamatan Cibeureum, Tasikmalaya. Sesampainya disana, rombongan diajak untuk melihat langsung pojok baca yang tersebar di setiap RT pada kampong tersebut dan juga diajak untuk berkomunikasi secara langsung dengan masyarakat setempat dan berbincang terkait dengan bagaimana awal mula berdirinya KALISTA serta bagaimana menumbuhkan kesadaran dan tertib arsip pada masyarakat disana. Adanya KALISTA ini bertujuan untuk mendorong minat baca pada anak maupun orang tua. Selain itu, KALISTA juga bertujuan untuk mendorong masyarakat untuk selalu sadar dan tertib arsip mulai dari arsip-arsip pribadi maupun keluarga melalui penggunaan aplikasi ANDIMAS. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya juga telah menunjuk pokja yang terdiri dari pensiunan di daerah setempat untuk mengelola aplikasi tersebut.
Iswahyusi, S.Sos (2019)
