OPTIMALKAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF, DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA MOJOKERTO SELENGGARAKAN BIMTEK PEMBERKASAN ARSIP
Daur hidup arsip yang terdiri penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan merupakan rekam jejak keberadaan arsip. Dalam setiap tahap kehidupan arsip tersebut tentu saja memiliki cara – cara tersendiri untuk mengelola dan mengolahnya. Bicara daur hidup arsip tidak terlepas dari pengelolaan arsip dinamis baik aktif maupun inaktif. Khususnya pengelolaan arsip dinamis merupakan tanggungjawab dari pencipta arsip untuk mengelola dan mengolahnya sehingga keberadaan arsip dari penciptaan hingga penyusutan dapat terjamin. Oleh sebab itu perlu untuk memberikan pemahaman kepada para pencipta arsip tentang bagaimana cara teknis untuk menjamin keberadaan arsip tersebut.
Sebagai salah satu langkah untuk dapat memberikan pemahaman terkait teknis tata cara pengelolaan arsip dinamis, Dinas Perpustakaan dan Kearspan Kota Mojokerto melakukan kegiatan bimbingan teknis (Bimtek) pemberkasan arsip. Pemilihan bimtek pemberkasan arsip sebagai materi pokok karena mempertimbangkan banyaknya volume arsip yang tercipta di setiap Perangkat Daerah/Unit kerja. Kegiatan bimtek berlangsung pada taggal 10 November 2021 bertempat di Pendopo Sabha Mandala Utama dengan mengundang seluruh pengelola arsip di Perangkat Daerah/Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Kota Mojokerto.
Bimtek pemberkasan arsip dipandu oleh Arsiparis dengan cara menyampaikan materi pengelolaan arsip dinamis secara global, kemudian dilanjutkan dengan praktek tata cara pemberkasan arsip aktif mulai dari pemeriksaan hingga pembuatan daftar arsip aktif. Dalam kesempatan itu juga para peserta dikenalkan serta diajarkan untuk membuat guide/skat arsip yang dianggap masih asing bagi pengelola arsip. Acara yang berlangsung selama 2 jam tersebut disambut sangat antusias oleh seluruh peserta. Merupakan hal baru untuk melakukan pemberkasan arsip aktif dengan dilengkapi sarana pendukung yang sesuai standar kearsipan.
Dengan adanya bimtek pemberkasan arsip diharapkan dapat mengoptimalkan kemampuan pengelola arsip untuk dapat mengelola arsipnya dengan baik dan benar. Selain itu agar setiap pimpinan yang bertanggung jawab akan pengelolaan arsip dinamis di Perangkat Daerah/Unit Kerja juga mengetahui apa saja yg perlu disiapkan guna menunjang pengelolaan arsip.
R.M Wisnu Kusuma Aji, A.Md (2021)
