KEGIATAN PEMBINAAN DAN PENGAWASAN KEARSIPAN DI KECAMATAN KRANGGAN DAN SMPN 7 KOTA MOJOKERTO

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai perangkat daerah pelaksana urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan kearsipan berkewajiban melakukan pengendalian proses penyimpanan arsip di tiap perangkat daerah, terutama membina dan mengawasi setiap pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kota Mojokerto. Maksud dan tujuan pelaksanakan pembinaan dan pengawasan kearsipan ini adalah untuk membina dan mengawasi setiap pencipta arsip di lingkup Pemerintah Kota Mojokerto, mengetahui apakah penataan arsip sudah dilakukan dengan baik dan benar atau tidak. Mengingat masalah kearsipan sudah menjadi urusan wajib yang harus dilaksanakan oleh Pemerintah Kota, maka tiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) harus mengelola arsipnya dengan baik dan mengacu pada Peraturan Daerah Kota Mojokerto No. 4 tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Kota Mojokerto. Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan ke tiap OPD sesuai jadwal yang telah dibuat. Pelaksanaan pengawasan kearsipan dilakukan 1 bulan setelah dilakukannya pembinaan kearsipan yang bertujuan untuk memonitor dan mengetahui hasil dari pembinaan yang telah dilakukan. Tahun ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mojokerto menitikberatkan pembinaan kearsipan pada pembuatan daftar arsip aktif dan inaktif, serta tata cara pemusnahan arsip (sesuai Peraturan Walikota Mojokerto Nomor 19 tahun 2020 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kota). Pada tanggal 1 April 2021 lalu, telah dilaksanakan pembinaan kearsipan di Kecamatan Kranggan dan SMP Negeri 7 Kota Mojokerto. Dari pembinaan tersebut dapat diketahui bahwa kedua perangkat daerah tersebut belum memiliki ruang arsip dan daftar arsip aktif dan inaktif. Oleh karena itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mojokerto membuat rekomendasi agar kedua perangkat daerah tersebut membuat daftar arsip aktif dan inaktif agar seluruh data arsip dapat terdeteksi. Lalu pada tanggal 4 Mei 2021, dilaksanakan pengawasan atau monitoring kembali terhadap kedua perangkat daerah tersebut. Hasilnya, Kecamatan Kranggan dan SMP Negeri 7 Kota Mojokerto sudah memiliki daftar arsip aktif bulan Januari hingga April 2021. Dengan demikian, diharapkan agar selanjutnya dapat membuat daftar arsip inaktif demi kelancaran pengendalian penyimpanan arsip di masing-masing perangkat daerah tersebut.

Yenny Subono (2021)